I.- TỔ CHỨC ĐOÀN
Đoàn là đơn vị quan trọng trong hệ thống tổ chức của Phong trào Thiếu Nhi Thánh Thể, là nơi thể hiện bản chất của Phong trào cả về cơ cấu nhân sự, nội dung giáo dục lẫn các hoạt động chuyên môn. Tại đoàn có tất cả mọi thành phần: Đoàn sinh các cấp; đội trưởng, đội phó; dự trưởng, huynh trưởng cấp một, hai và ba, thậm chí còn hơn nữa. Đoàn ở các nơi được tổ chức hoàn chỉnh, giáo dục đúng hướng sẽ tạo ra phong trào TNTT có tổ chức hoàn chỉnh và giáo dục đúng hướng trên bình diện giáo phận và toàn quốc.
Vì đoàn có tầm quan trọng sống còn của Phong trào, nên được tổ chức có hệ thống và quy mô:
Tất cả các thiếu nhi trong độ tuổi từ 6 đến 16 tuổi trong giáo xứ được đoàn ngũ hoá thành một tổ chức chuyên biệt nhằm mục đích giáo dục thiếu nhi gọi là Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể.
Thiếu nhi là tuổi đang lớn, đang trong tiến trình tiến đến trưởng thành. Các em đang thay đổi và phát triển từng ngày, từng tháng, từng năm. Mỗi giai đoạn phát triển các em cần được giáo dục bằng nội dung và phương cách khác nhau. Do đó, tuỳ theo lứa tuổi, đoàn sinh TNTT được chia thành 3 ngành:
. Ngành Ấu: dành cho các em nam nữ từ 6 đến 9 tuổi. Từ 8 đến 12 em cùng phái, cùng lứa tuổi được tổ chức thành một ĐỘI. Cứ 3 hoặc 4 đội cùng ngành, cùng cấp, cùng phái hợp thành một CHI ĐOÀN. Tất cả các chi đoàn nam nữ cùng ngành hợp thành PHÂN ĐOÀN. Tại những giáo xứ có nhiều đoàn sinh, có thể có 2 hoặc 3 phân đoàn cùng ngành.
. Ngành Thiếu: dành cho các em nam nữ từ 10 đến 12 tuổi.. Từ 8 đến 10 em cùng phái, cùng lứa tuổi được tổ chức thành một ĐỘI. Cứ 3 hoặc 4 đội cùng ngành, cùng cấp, cùng phái hợp thành một CHI ĐOÀN. Tất cả các chi đoàn nam nữ cùng ngành hợp thành PHÂN ĐOÀN. Nếu quá nhiều đoàn sinh, có thể được chia thành 2 hoặc 3 phân đoàn cùng ngành.
. Ngành Nghĩa: dành cho các em nam nữ từ 13 đến 15 tuổi. Từ 8 đến 10 em cùng phái, cùng lứa tuổi được tổ chức thành một đội. Cứ 3 hoặc 4 đội cùng ngành, cùng cấp, cùng phái hợp thành một chi đoàn. Tất cả các chi đoàn nam nữ cùng ngành hợp thành Phân đoàn. Nếu quá nhiều đoàn sinh, có thể được chia thành 2 hoặc 3 phân đoàn cùng ngành.
Các Phân đoàn trong một xứ họp thành ĐOÀN hay còn gọi là XỨ ĐOÀN.
Hiện nay để chuẩn bị cho các em được học giáo lý sớm hơn, nhiều nơi đã thành lập một ngành cho các em dưới tuổi ấu, gọi là ngành Chiên Con, và đang gặt hái nhiều thành công.
Thiếu Nhi Thánh Thể Việt nam tại Hoa Kỳ và tại một vài nơi ở Việt nam đang thử nghiệm ngành Hiệp Sĩ dành cho các em đã qua tuổi Nghĩa Sĩ, nhưng kết quả chưa khả quan.
VAI TRÒ TRONG CƠ CẤU XỨ ĐOÀN 
a. Tuyên Úy
Cha Tuyên Úy có quyền tối cao trong Xứ Đoàn. Ngài có quyền quyết định thành lập hoặc hủy bỏ Xứ Đoàn.
b. Trợ Úy
Trợ Úy là thành phần tu sĩ nam nữ tham gia trong Phong Trào Thiếu Nhi Thánh Thể tại các Xứ Đoàn địa phương. Vai trò của trợ úy là giúp cha Tuyên Úy trong vai trò lãnh đạo tinh thần Xứ Đoàn và hỗ trợ việc giáo dục. Để được chia sẽ vai trò lãnh đạo của cha Tuyên Úy, Trợ Úy phải được cha tuyên úy chính thức bổ nhiệm trước cộng đoàn Xứ Đoàn dân Chúa như bổ nhiệm Ban Quản Trị Xứ Đoàn.
c. Huynh Trưởng
Huynh trưởng là thành phần nòng cốt nắm vai trò lãnh đạo và huấn luyện các đoàn sinh. Các huynh trưởng phải là những nhà giáo dục gương mẫu đồng thời là những người bạn đồng hành với các em thiếu nhi. Cha tuyên úy chứng nhận các huynh trưởng được bầu vào trong ban mục vụ và Ban Quản Trị Xứ Đoàn để giữ vai trò điều hành các chương trình sinh hoạt và huấn luyện của Xứ Đoàn.
d. Phụ Huynh
Phụ huynh không phải là thành phần ở trong Xứ Đoàn, nhưng là thành phần hỗ trợ và quan sát các sinh hoạt của xứ đoàn. Phụ huynh ủy thác trách nhiệm dạy dỗ hướng dẫn con em cho Xứ Đoàn, do đó họ có quyền và bổn phận theo dõi những sinh hoạt của con em trong Xứ Đoàn. Phụ huynh cần lên tiếng khi có những quan tâm về điều hại, điều lợi trong cách huấn luyện. Tuy nhiên phụ huynh không có quyền xen vào phương pháp điều hành và huấn luyện của Phong Trào.
e. Trợ Tá
Trên đà phát triển nhanh chóng của Phong trào, ngày nay càng ngày càng có nhiều phụ huynh muốn tham gia phong trào để chia sẻ công tác giáo dục nói trên với các cha tuyên úy, các trợ úy, và nhất là các huynh trưởng. Trợ Tá là một thành viên trong Phong Trào, có tuyên hứa và mang khăn (khác với phụ huynh hoặc người bảo trợ). Được ủy nhiệm của cha Tuyên Úy, Trợ Tá hỗ trợ Huynh Trưởng trong các sinh hoạt Xứ Đoàn.
Người trợ tá có nhiệm vụ tham dự hội họp Ban Quản Trị và Ban Huynh Trưởng Xứ Đoàn hàng tháng. Đồng thời là mối dây thắt chặt nhịp cầu liên lạc, thông cảm giữa Xứ Đoàn với cha Tuyên Uý / Trợ Uý, Ban Trợ Tá, các phụ huynh và các ân nhân.
II- ĐIỀU HÀNH ĐOÀN
A. NGUYÊN TẮC ĐIỀU HÀNH.
Nội Quy Tổng Liên Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể Việt Nam xác định, trực tiếp và toàn quyền điều hành đoàn thiếu nhi thánh thể tại giáo xứ cũng như ở các cấp cao hơn là hiệp đoàn, Liên đoàn và Tổng liên đoàn thuộc quyền các linh mục.
Trong thực tế, quyền này được các linh mục chia sẻ cho các trưởng nhiều hay ít tuỳ theo khả năng và đạo đức của các huynh trưởng để các trưởng trực tiếp điều hành đoàn. Tất cả các huynh trưởng trong đoàn họp thành Hội đồng huynh trưởng đoàn. Việc trực tiếp điều hành đoàn được trao cho một số huynh trưởng có khả năng, đạo đức trổi vượt, gọi là Ban quản trị đoàn. Ban Quản trị đoàn gồm Đoàn trưởng, đoàn phó nội vụ, đoàn phó ngoại vụ, thư ký, thủ quỹ và các uỷ viên tuỳ theo nhu cầu của đoàn. Đoàn trưởng và đoàn phó do hội đồng huynh trưởng bầu lên; thư ký và thủ quỹ do đoàn trưởng, đoàn phó hội ý với cha tuyên uý chọn vàbổ nhiệm; các uỷ viên do đoàn trưởng đoàn thó, thư ký, thủ quý hội ý với cha tuyên uý chọn và bổ nhiệm. Nhiệm kỳ Ban quản trị đoàn là 2 năm, được quyền tái ứng cử hoặc có thể được cha tuyên uý và hội đồng huynh trưởng đoàn quyết đinh lưu nhiệm toàn ban quản trị hoặc từng thành viên; thời gian lưu nhiệm tuỳ quyết định của cha tuyên uý và hội đồng huynh trưởng. Trong trường hợp Huynh trưởng chưa trưởng thành đủ để tổ chức bầu cử, cha tuyên uý có thể dùng quyền tuyên uý để chỉ định ban quản trị. Điều kiện để tham gia ban quản trị đoàn là:
. Huynh trưởng cấp II trở lên
. Tối thiểu 21 tuổi cho đoàn trưởng và 19 tuổi cho các chức vụ khác
QUẢN TRỊ ĐOÀN
- Là cơ quan đầu não của đoàn, cùng nhau điều hành và đồng trách nhiệm về mọi sinh hoạt của đoàn, dưới sự chỉ đạo của cha tuyên uý.
- Nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản trị lại được phân chia cho từng cá nhân trong ban quản trị tuỳ theo khả năng và uy tín của họ bằng bầu cử và bổ nhiệm.
Ban quản trị của một Đoàn TNTT được hình thành, áp dụng theo điều 11, 15, 16 Chương II, điều 28, 29, 30 Chương III của Nội Quy Tổng Liên Đoàn TNTT, qua đó, vai trò và nhiệm vụ của mỗi thành viên Huynh trưởng trong BQT cần được hiểu rõ để mọi công việc điều hành trong đoàn cụ thể, nhịp nhàng, tránh dẫm chân lên nhau. Phân công phân nhiệm như sau :
I. HUYNH TRƯỞNG CẤP ĐOÀN :
1. Các Huynh Trưởng phải là những anh chị Giáo lý viên trong Giáo xứ, có nhiệt tình tông đồ, có tinh thần trẻ và yêu trẻ, thích sinh hoạt và tự nguyện hy sinh phục vụ cho giới trẻ, giúp các em trở nên người hoàn thiện. Họ sẽ được Cha Tuyên Úy giới thiệu và gửi đi tham dự các khoá huấn luyện Huynh trưởng/Giáo lý viên do Phong Trào tổ chức qua hệ thống các cấp : I- II và III để trở thành những Huynh Trưởng gương mẫu về đạo đức, về khả năng lãnh đạo, về tư cách người Trưởng và các chuyên môn khác.
2. Các Huynh Trưởng trong Ban Quản Trị là huynh trưởng cấp lãnh đạo, do đó cần phải có chứng chỉ khả năng Cấp II trở lên.
II. HUYNH TRƯỞNG CẤP NGÀNH :
Các Ngành Trưởng của Ngành Ấu và Thiếu phải đủ 21 tuổi; ngành Nghĩa phải đủ 22 tuổi, có chứng chỉ khả năng Huynh Trưởng Cấp II trở lên, đã phục vụ trong Phong Trào ít nhất 1 năm với tư cách Huynh Trưởng/Giáo lý viên. Các HT này phải được Cha Tuyên Úy Đoàn chứng nhận có đủ khả năng xứng hợp, có đủ tư cách và đạo đức và có giấy bổ nhiệm của Cha Xứ do cha Tuyên uý tiến cử.
Các Trưởng Ngành có nhiệm vụ :
Giúp đỡ và huấn luyện bổ túc cho Huynh Trưởng các Phân đoàn, Chi Đoàn;
Phối hợp với Phân Đoàn Trưởng để soạn chương trình dài hạn cho Ngành;
Kiểm soát tiến độ học tập của đoàn sinh và các hoạt động tại Phân đoàn, Chi Đoàn trong Ngành.
Chịu trách nhiệm về hành chánh với cấp trên.
Các Phó Ngành có nhiệm vụ cộng tác và thay thế trưởng Ngành khi trưởng ngành vắng mặt
Phân Đoàn trưởng là người trực tiếp điều phối các Huynh trưởng trong đoàn nhận nhiệm vụ trực tiếp giảng dạy cho các em Thiếu nhi trong đoàn
Các Phân đoàn Trưởng của Ngành Ấu và Thiếu phải đủ 20 tuổi; ngành Nghĩa phải đủ 21 tuổi, có chứng chỉ khả năng Huynh Trưởng Cấp II trở lên, đã phục vụ trong Phong Trào ít nhất 1 năm với tư cách Huynh Trưởng/Giáo lý viên. Các HT này phải được Cha Tuyên Úy Đoàn chứng nhận có đủ khả năng xứng hợp, có đủ tư cách và đạo đức và có giấy bổ nhiệm của Cha Xứ do cha Tuyên uý tiến cử.
Trong các Chi Đoàn ngành Ấu và ngành Thiếu, các Chi Đoàn Trưởng phải đủ 19 tuổi; còn với ngành Nghĩa, các Chi Đoàn Trưởng phải đủ 21 tuổi và có chứng chỉ khả năng Huynh Trưởng Cấp I trở lên. Các Huynh Trưởng này đã tập sự ít là 6 tháng và được Cha Tuyên Úy Xứ Đoàn chứng nhận có đủ tư cách, đạo đức và bổ nhiệm. Chi Đoàn Trưởng được quyền điều khiển và huấn luyện đơn vị mình theo đúng Nội Quy, Nghi Thức, Thủ Bản, các mệnh lệnh cấp trên và các tài liệu chính thức của Phong Trào. Ngoài ra còn có Chi Đoàn Phó và các huynh trưởng tập sự có nhiệm vụ trợ giúp và thay thế khi Chi Đoàn Trưởng vắng mặt.
B. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN BAN QUẢN TRỊ.
Ban Quản Trị Đoàn chịu trách nhiệm với Cha Tuyên Úy về việc tổ chức và các sinh hoạt trong Đoàn như sau :
Lên chương trình hoạt động hằng năm, quý cho đoàn, trong đó bao gồm: Học tập Giáo lý – Phong trào – Nhân bản – Đạo đức – Chuyên môn ( Chương trình Thăng tiến )
Lên kế hoạch tổ chức các chiến dịch thi đua ngắn hạn hoặc dài hạn cho Đoàn
Thực thi các quyết định của cấp trên liên quan đến Đoàn TN
Điều hành về chuyên môn, quản trị, hành chánh và tài chánh của Đoàn
Theo dõi và thực thi Chương Trình Thăng Tiến trong việc huấn luyện đoàn sinh
Nghiên cứu các tài liệu học hỏi và huấn luyện, cũng như đề nghị lên cấp trên những vấn đề cần cập nhật hóa.
Liên lạc chặt chẽ với cấp trên theo thủ tục hành chánh hằng năm: làm bản phúc trình về tình trạng Đoàn; hợp thức hóa Ban Quản Trị qua mỗi nhiệm kỳ hoặc xin thăng cấp cho Huynh Trưởng….
Phối hợp các sinh hoạt và các chương trình huấn luyện cho các Ngành.
Đại diện Đoàn trong việc giao tiếp với các đoàn thể bạn, với phụ huynh và với Hội Đồng Mục Vụ Giáo Xứ…
Phối hợp với các Đoàn trong Giáo Hạt để cùng chung huấn luyện các Huynh Trưởng tập sự (dự trưởng)
Gởi Huynh Trưởng tham dự các sa mạc huấn luyện do Hiệp Đoàn, Liên Đoàn hay Trung Ương tổ chức.
C. BAN ĐIỀU HÀNH : ( Ban thường vụ )
ĐOÀN TRƯỞNG :
A.- Vai trò của Đoàn Trưởng :
Đoàn Trưởng là thành viên quan trọng nhất trong Ban Quản Trị Đoàn. Là người chịu trách nhiệm và trực tiếp điều khiển Đoàn dưới sự hướng dẫn của Cha Tuyên Úy.
Đoàn Trưởng được Hội Đồng Mục Vụ Giáo xứ coi là thành viên thuộc Giới Trẻ. HĐMV Giáo Xứ nên yểm trợ cho việc hoạt động của Đoàn, nhất là những khi Đoàn tổ chức chiến dịch thi đua, tổ chức cho các em lãnh nhận các bí tích, tổ chức thăng cấp đoàn sinh, tổ chức các sa mạc huấn luyện…
Đoàn Trưởng cũng được các Phụ huynh tin tưởng, cậy nhờ trong việc huấn luyện con em họ nên người và nên thánh. Vì thế Đoàn Trưởng cũng như các Huynh Trưởng trong Đoàn cần có những liên hệ thiện cảm với Phụ huynh.
Nếu Đoàn không có các Thầy, các Soeur Trợ Úy thì Đoàn Trưởng đảm nhiệm thêm trách nhiệm hướng dẫn đời sống thiêng liêng, đến cách sống đạo của Đoàn sinh phụ với Cha Tuyên úy.
Để Đoàn Trưởng có thể chu toàn nhiệm vụ được giao, Đoàn Trưởng còn có các Huynh Trưởng trong Đoàn cộng tác. Vì thế Đoàn Trưởng phải là người có khả năng lãnh đạo, có tư cách xứng đáng và có nhiều uy tín. Như vậy Đoàn Trưởng phải từ 25 tuổi trở lên, đã tham dự Sa mạc Huấn luyện Cấp II trở lên, đã phục vụ với tư cách Huynh Trưởng trong Đoàn ít là một năm. Đoàn Trưởng nên từ nhiệm sau 2 nhiệm kỳ dù vẫn được các Huynh Trưởng trong Đoàn tín nhiệm.
B.- Nhiệm vụ của Đoàn Trưởng :
Chương trình GIÁO LÝ:
Đoàn Trưởng chịu trách nhiệm và kết nối chương trình giáo lý của đoàn giữa Cha Tuyên Úy, Trợ Úy, Ban Huấn giáo với Ban Huynh Trưởng theo đúng ý hướng của Cha Tuyên Úy.
Đoàn Trưởng kết hợp với Đoàn Phó Nội vụ ( Học Hỏi ) lên chương trình học tập sinh hoạt năm theo từng quý, học kỳ, theo dỏi tiến độ giảng dạy giáo lý của Huynh trưởng đoàn, nhắc nhở và tổ chức ôn thi giữa 2 học kỳ và chịu trách nhiệm về kết quả giáo lý của thiếu nhi trước Cha Tuyên Úy.
Qua Đoàn Phó Nội vụ, Đoàn Trưởng nhắc nhở, đôn đốc các Trưởng Ngành, Chi Đoàn Trưởng thực hiện đúng tiến trình giáo lý đã đề ra.
Đoàn Trưởng kết hợp với Đoàn Phó Ngoại vụ, các Ủy viên giúp thiếu nhi ôn tập giáo lý qua các chương trình thi đua hàng quý, hàng tháng.
Đề xuất lên Cha Tuyên Úy những trường hợp thiếu nhi mang tính cách, hoàn cảnh đặc biệt có ảnh hưởng lớn đến việc giáo dục đức tin của em.
Đoàn Trưởng chịu trách nhiệm trước Cha Tuyên Úy về nhân lực Huynh Trưởng, đáp ứng kịp thời trong các giờ giáo lý.
Chương trình PHONG TRÀO:
Đoàn Trưởng có nhiệm vụ duy trì và phát triển tinh thần đoàn kết, yêu thương trong Đoàn và giữa các Huynh Trưởng với nhau.
Đoàn Trưởng có nhiệm vụ triệu tập và chủ tọa các phiên họp định kỳ và bất thường của Ban Quản Trị để phổ biến, duyệt xét các sinh hoạt của Đoàn, hoán chuyển Huynh Trưởng và lên kế hoạch hoạt động cho Đoàn luôn thăng tiến.
Đoàn Trưởng cùng với các Đoàn Phó phối hợp lên chương trình hoạt động ngắn hạn hay dài hơi cho Đoàn. Huấn luyện Đội Trưởng và Dự Trưởng, cũng như huấn luyện bổ túc cho các Trưởng mới đi sa mạc huấn luyện trở về.
Đoàn Trưởng có trách nhiệm ký các văn thư gửi đi có liên hệ đến Đoàn.
ĐOÀN PHÓ NỘI VỤ
Vai trò và nhiệm vụ của Đoàn Phó Nội Vụ :
A.- Chương trình GIÁO LÝ:
Đoàn Phó Nội vụ chịu trách nhiệm chính về giáo lý tại đoàn : nghiên cứu, phân chia giờ dạy, các bài học giữa các ngành một cách cụ thể; phân định từng quý để theo dõi, nhắc nhở các HT những gì cần bổ sung trong giờ giáo lý. Kết hợp với Ban Trợ giáo, Ban Huấn giáo nếu cần.
Đoàn Phó Nội vụ trực tiếp điều động và giải quyết nhân sự Huynh trưởng GLV cho các chi đoàn khi khiếm khuyết
Cùng với ban Nghiên huấn và các trợ giáo, Đoàn Phó Nội vụ xây dựng Chương trình và tổ chức Ôn thi và Thi học kỳ.
Đoàn Phó Nội vụ là người đệ trình lên Đoàn Trưởng và Cha Tuyên Úy Chương trình Giáo lý toàn đoàn cũng như kết quả học tập giáo lý của các em theo từng quý, từng học kỳ
B.- Chương trình PHONG TRÀO
Đoàn Phó Nội vụ là người cộng tác với Đoàn Trưởng để điều hành các sinh hoạt nội bộ của Đoàn. Vì thế Đoàn Phó cũng phải có chứng chỉ Huynh Trưởng Cấp II trở lên.
Đoàn Phó Nội vụ là người có quyền Đoàn Trưởng, điều hành Đoàn khi Đoàn Trưởng vắng mặt hay từ nhiệm cho tới khi bầu được Ban Quản Trị mới.
Đoàn Phó Nội vụ kiêm luôn vai trò Nghiên Huấn : lo phân phối, sắp xếp các chương trình huấn luyện Đội Trưởng, Dự Trưởng và đoàn sinh.
Là người sát cánh với Đoàn Trưởng, là người đồng hành với các Trưởng Ngành (Phân Đoàn) trong việc huấn luyện và sinh hoạt học hỏi hàng tuần….
Là người phối hợp với Thủ quỹ để có kế hoạch gây quỹ cho Đoàn, phổ biến và điều động cho các sinh hoạt này được kết quả tốt đẹp.
ĐOÀN PHÓ NGOẠI VỤ
Vai trò và nhiệm vụ của Đoàn Phó Ngoại Vụ :
A.- Chương trình GIÁO LÝ:
Đoàn Phó Ngoại vụ kết hợp với Đoàn Phó Nội vụ tổ chức những hoạt động thi đua về giáo lý theo kế hoạch tháng (quý, học kỳ) dựa trên Chương trình đoàn.
Cùng với thư ký, Đoàn Phó Ngoại vụ kiểm soát và thông báo tiến độ học giáo lý theo từng tháng (quý, học kỳ) tới Phụ huynh qua Sổ Liên lạc (Bảng Kết quả).
Đoàn Phó Ngoại vụ chịu trách nhiệm thực hiện hành chánh giáo lý (thông báo thi lại, thư mời họp PH).
B.- Chương trình PHONG TRÀO:
Đoàn Phó Ngoại vụ chịu trách nhiệm hoạt động đối ngoại, giao tế với các đoàn thể bạn, với các thành phần trong giáo xứ, với các phụ huynh… nên cũng phải có chứng chỉ khả năng Cấp II trở lên.
Đoàn Phó Ngoại vụ được thay quyền Đoàn Trưởng sau Đoàn Phó Nội vụ trong trường hợp cả hai vắng mặt.
Đoàn Phó ngoại vụ đại diện Ban Quản Trị Đoàn tham dự các cuộc lễ, các buổi họp do các Đoàn thể bạn mời; hoặc đi thăm viếng, ủy lạo trong các việc hiếu hỷ…
Sắp xếp các chương trình, tổ chức các chiến dịch thi đua, hội thao chuyên môn, rèn luyện kỷ năng cho đoàn sinh theo hệ thống, lên chương trình hoạt động cho đoàn theo từng quý
Liên hệ các phương tiện tổ chức ngoại vi cho các điều kiện tổ chức thi đua
THƯ KÝ BAN ĐIỀU HÀNH ĐOÀN :
Vai trò và nhiệm vụ của Thư ký Đoàn :
A.- Chương trình GIÁO LÝ:
Thư ký kết hợp các thông tin từ Trưởng Ngành và Đoàn Trưởng để thực hiện thông báo công khai tiến độ học tập giáo lý của ngành, chi đoàn trên Bảng Thông tin của đoàn. Trong các buổi họp Hội Đồng Huynh trưởng
Thư ký thực hiện các biểu mẫu và Thư mời, Thư báo đến phụ huynh và các đoàn thể liên quan.
Lập danh sách, cập nhật thông tin đoàn sinh học giáo lý từ các trưởng Ngành
Thực hiện biểu mẫu chương trình hoạt động theo từng tuần, tháng, quý đến các Huynh trưởng trong đoàn, thông báo chương trình hoạt động của đoàn đến các huynh trưởng đoàn
B.- Chương trình PHONG TRÀO:
Cập nhật hoá và lưu giữ danh sách hồ sơ cá nhân với đầy đủ chi tiết (địa chỉ, số điện thoại…) của các vị Tuyên úy, Hộ uý, Trợ úy, Cố Vấn, Ân nhân, Ban Quản Trị, các Huynh Trưởng và Đoàn sinh… trong sổ Đoàn để tiện dụng và báo cáo khi cần.
Lập và lưu giữ hồ sơ các văn thư đi, đến, các tài liệu tổ chức, huấn luyện, các bản phúc trình và báo cáo của các đơn vị liên hệ…
Gửi các văn thư : xin cấp chứng chỉ Huynh Trưởng, xin Bổ nhiệm Huynh Trưởng… hoặc thông báo của Ban Quản Trị.
Nhắc Ban Quản Trị các ngày lễ kỷ niệm như : bổn mạng Đoàn, Cha Tuyên úy, Hộ úy… để kịp sửa soạn và tổ chức.
Phối hợp với các Đoàn Phó để làm biên bản phúc trình thường niên gửi lên cấp trên liên hệ.
Giúp thủ quỹ trông coi, bảo quản các tài sản của Đoàn.
THỦ QUỸ BAN ĐIỀU HÀNH ĐOÀN :
Vai trò và nhiệm vụ của Thủ quỹ Đoàn :
A/- Chương trình GIÁO LÝ:
Bảo đảm đầy đủ tài liệu dạy và học giáo lý cho đoàn.
Cung cấp các tài liệu giáo lý, các trợ huấn cụ cần thiết như bản đồ, tranh ảnh, phấn bảng, … theo dõi và thu hồi sau sử dụng.
B.- Chương trình PHONG TRÀO:
Giữ hồ sơ thu, chi chung của Đoàn.Gìn giữ, bổ túc và sắm thêm các vật dụng dùng chung cho Đoàn.
Lên kế hoạch và đề nghị lên Ban Quản Trị Đoàn thực hiện việc gây quỹ cho Đoàn vào các dịp Lễ Tết.
Cộng tác với Phó Nội vụ để phát hành sách báo, tài liệu sinh hoạt cho Đoàn để thêm ngân qũy sinh hoạt.
Cộng tác với Phó Ngoại vụ tìm các vị Ân Nhân, các vị Bảo trợ cho Đoàn…
BAN NGHIÊN HUẤN
Ban Nghiên Huấn Đoàn gồm có :
+ Trưởng Ban : Cha Tuyên Úy Đoàn .
+ Phó Ban : Đoàn phó Nội vụ .
+ Các thành viên khác : Đoàn Trưởng, các Trưởng Ngành.
Ban Nghiên Huấn Đoàn có nhiệm vụ :
Kết hợp với ban Huấn Giáo, tổ chức và soạn thảo chương trình Giáo lý cho toàn đoàn, ( Học Hỏi ) chương trình sinh hoạt, ( Sinh Hoạt ) và chương trình phụng vụ thường niên ( Phụng vụ ), đề cử các trưởng ban phụ trách.
Tổ chức các sa mạc huấn luyện trong Đoàn, huấn luyện tông đồ đội trưởng, đội phó, dự trưởng, Huynh trưởng các cuộc trắc nghiệm thăng cấp đoàn sinh, cho đoàn sinh lấy chuyên hiệu … Đồng thời phối hợp với Giáo Hạt, với Liên Đoàn trong việc huấn luyện Dự Trưởng và Huynh Trưởng Cấp 1
Đoàn Phó nghiên huấn có nhiệm vụ cập nhật hoá và lưu giữ danh sách các em lên cấp, các em lấy chuyên hiệu, các dự trưởng, Huynh Trưởng trong Đoàn cũng như kết quả đạt được để báo cáo lên cấp trên theo luật định hàng năm.
Thực hiện và lưu giữ các sổ sách của Đoàn.
Mục A : Học Hỏi
Phó Nội Vụ đoàn đảm trách những sinh hoạt liên quan đến việc cung cấp, bảo quản tư liệu và tài liệu. cùng với Ban điều hành phát động những phong trào học hỏi trau dồi kiến thức về Giáo lý, Phong trào, các kỷ năng chuyên môn cho đoàn sinh.
Cùng với thu ký đoàn lưu giữ những biên bản, thông cáo, hình ảnh, lý lịch và những tài liệu, tư liệu liên hệ phải được trao lại cho khối
Cùng với Thủ Quỹ đoàn bảo quản và phát triển tủ sách thiếu nhi; đồng thời chịu trách nhiệm trong việc cho mượn và trả sách theo đùng nội qui tủ sách.
Chịu trách nhiệm phân phối học cụ theo yêu cầu chính đáng của các Phân Đoàn – Chi Đoàn.
Ngoài những sinh hoạt bình thường, sau khi đã trao đổi Đoàn Trưởng Phó Nội vụ có thể phát động hình thành các tư liệu riêng đáp ứng nhu cầu của mỗi Phân Đoàn – Chi đoàn và cũng có thể đề ra những chương trình, chiến dịch học hỏi, đọc sách chung cho toàn Đoàn, nhưng phải có sự chấp thuận của Ban điều hành Đoàn.
Mục B : Sinh hoạt
Phó Ngoại vụ Đoàn có trách nhiệm bảo đảm việc thi hành những quyết định và kỷ luật chung của Đoàn.
Tổ chức và theo dõi các chương trình sinh hoạt của đoàn, đáp ứng những sinh hoạt của các chi đoàn, được các truởng ngành và phân đoàn yêu cầu và được Ban điều hành chấp thuận.
Phó ngoại vụ chịu trách nhiệm tổ chức những đợt thi đua trong toàn Đoàn và đề nghị những hình thức khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
Phó ngoại vụ có thể liên hệ cộng tác với các đơn vị khác, tổ chức cho đoàn giao lưu nhưng phải được sự chấp thuận của Ban điều hành
Mục C : Phụng Vụ
Ban Điều Hành và Nghiên Huấn sẽ đề cử một Huynh trưởng trong đoàn có khả năng đảm trách Ban Phụng vụ Đoàn
Ban Phụng Vụ đảm trách tất cả những hình thức sinh hoạt về phụng vụ trong và ngoài nhà thờ.
Ban Phụng Vụ phải bảo đảm tính cách cộng đồng, sống động và linh thánh theo đùng lễ nghi phụng vụ, nhất là phụng vụ thánh ca.
Ban Phụng Vụ đảm trách nhóm thánh ca thiếu nhi. Nhóm này gồm những em thiếu nhi thuộc đoàn và có các ca trưởng cộng tác.
Nhóm thánh ca thiếu nhi vẫn phải tuân thủ mọi sinh hoạt chung của đoàn và mỗi em thuộc nhóm phải bảo đảm chu toàn phận vụ trong phạm vi đội lớp của mình.
Ban Phụng Vụ phải trù liệu nhân sự để chu toàn những sinh hoạt riêng của Ban, nhất là những sinh hoạt liên quan trực tiếp đến việc phụng vụ cộng đoàn.
Cộng tác với Ban Phụng Vụ , có những chuyên viên (Huynh trưởng hoặc Thiếu nhi) về âm thanh kỹ thuật, về trang trí trình bày.
Khi ra ngoài những sinh hoạt bình thường của Ban , nhất là trong lãnh vực phụng vụ, phải trao đổi với Đoàn trưởng.
Ban Phụng Vụ chịu trách nhiệm phân chia cho từng lớp, đội, việc đọc sách thánh và soạn lời nguyện cộng đoàn, nhất là việc chuẩn bị xưng tội hàng tháng của Thiêu Nhi.
Ban Phụng Vụ chịu trách nhiệm quản lý sách thánh ca cộng đồng do Phó Nội vụ trao và những dụng cụ liên quan đến những sinh hoạt phụng vụ.
BAN QUẢN TRỊ
Vai trò và nhiệm vụ của TRƯỞNG NGÀNH:
A.- Chương trình GIÁO LÝ:
Chịu trách nhiệm trước Đoàn trưởng việc thực thi các chương trình giảng dạy giáo lý cho các em thiếu nhi trong ngành mình phụ trách.
Chịu trách nhiệm điều phối nhân sự sao cho phù hợp với khả năng giảng dạy Giáo lý của các huynh trưởng trực thuộc qua việc hội họp, dự giờ lớp
Thay thế kịp thời nếu vì lý do nào đó huynh trưởng trong ngành vắng mặt đột xuất
Đề nghị và kiến nghị lên cấp trên những ý kiến đóng góp của trưởng trong ngành liên quan đến việc giảng dạy Giáo lý, kết hợp với ban Huấn giáo (nếu có) cách chặt chẻ
Kiểm soát việc học hỏi giáo lý, hiểu biết về đời sống tôn giáo, hiểu biết về Phong Trào và chuyên môn của các Chi Đoàn để đánh giá mức tiến lùi trong Ngành
B.- Chương trình PHONG TRÀO:
Theo dõi và thi hành những quyết định chung của cấp trên liên hệ. Đồng thời cũng có thể đề nghị lên cấp trên cứu xét những phương án, chương trình hoạt động thích hợp có lợi hơn cho các em.
Lo các thủ tục hành chánh như : lập danh sách Đoàn sinh trong Ngành, điều hành các sinh hoạt của Ngành, sửa soạn các chương trình hội họp, làm bản báo cáo phúc trình lên Ban Quản Trị theo định kỳ.
Tìm cách phát triển ngân qũy Ngành, xúc tiến việc đóng góp nguyệt liễm tại Ngành.
Phối hợp với các phân đoàn trưởng, Chi Đoàn Trưởng ấn định các chương trình học hỏi, huấn luyện trong năm để giúp các em luôn thăng tiến.
Hỗ trợ các Phân Đoàn Trưởng, Chi Đoàn Trưởng và Chi Đoàn Phó chu toàn nhiệm vụ.
Phân chia công tác cho các Huynh Trưởng tập sự trong Ngành và giúp họ thực tập nghề Trưởng.
Huấn luyện thực hành cho các Tông Đồ Đội Trưởng, đội trưởng
Vai trò và nhiệm vụ của PHÂN ĐOÀN TRƯỞNG:
A.- Chương trình GIÁO LÝ:
Chịu trách nhiệm trước Trưởng ngành việc thực thi các chương trình giảng dạy giáo lý cho các em thiếu nhi trong Phân đoàn mình phụ trách.
Phân công phân nhiệm cho các Huynh trưởng trực thuộc trực tiếp giảng dạy Giáo lý cho các Thiếu nhi tại các chi đoàn
Theo dõi tiến độ học giáo lý nơi các chi đoàn, nhắc nhở và nhận báo cáo tình hình học tập theo hàng tháng
Đề xuất và kiến nghị lên trên những nhu cầu cấp thiết cho việc thuận lợi trong việc dạy Giáo lý nơi các chi đoàn
Cùng với ban Huấn giáo, trợ giáo theo dõi các giáo án, đảm bảo cho việc dạy Giáo lý đúng thời lượng và chương trình của Ban Nghiên Huấn
B.- Chương trình PHONG TRÀO:
Thi hành những quyết định chung của cấp trên liên hệ. Đồng thời cũng có thể đề nghị lên cấp trên cứu xét những phương án, chương trình hoạt động thích hợp có lợi hơn cho các em.
Lo các thủ tục hành chánh như : lập danh sách Đoàn sinh trong Phân Đoàn, điều hành các sinh hoạt của Phân đoàn, làm bản báo cáo phúc trình lên Trưởng ngành theo định kỳ.
Cùng với các Chi Đoàn Trưởng thực hiện các chương trình học hỏi, huấn luyện trong năm để giúp các em luôn thăng tiến.
Hỗ trợ các Chi Đoàn Trưởng và Chi Đoàn Phó chu toàn nhiệm vụ.
Phân chia công tác cho các Huynh Trưởng tập sự trong Phân Đoàn và giúp họ thực tập nghề Trưởng.
Huấn luyện thực hành cho các đội trưởng, đội phó
Thực hiện các chương trình thi đua toàn phân đoàn, tạo bầu khí sôi động, linh hoạt cho Phân Đoàn
Vai trò và nhiệm vụ của CHI ĐOÀN TRƯỞNG:
A. - Chương trình GIÁO LÝ:
Là các Huynh trưởng trực tiếp đứng lớp giảng dạy Giáo lý cho các em, đòi hỏi Huynh trưởng phải có nền tảng giáo lý vững chắc, phải có bằng giáo lý viên cấp 1 cho ngành Au, giáo lý viên cấp 2,3 đối với ngành Thiếu và Ngành nghĩa.
Chi đoàn trưởng phải có quá trình đứng lớp giáo lý ít là một năm, có tinh thần kỷ luật và trách nhiệm trong công việc được giao và hoàn thành đúng chương trình Giáo lý do Ban Nghiên Huấn đề ra
Cộng tác với Chi Đoàn trưởng có Huynh trưởng phụ tá, giúp và hổ trợ cho việc giảng dạy giáo lý tại lớp
Chi đoàn trưởng phải soạn giáo án gửi lên Phân Đoàn Trưởng, qua Ban Huấn Giáo trước khi giảng dạy
B.- Chương trình PHONG TRÀO:
Chi Đoàn trưởng chịu trách nhiệm áp dụng phương pháp Tự nhiên và siêu nhiên của phong trào trong giờ dạy giáo lý của chi đoàn
Lên kế hoạch huấn luyện và tổ chức đoàn ngũ hoá cho các em qua : Phương pháp hàng đội – đồng phục – nghiêm tập – chuyên cần – chuyên môn.
Tạo bầu khí hăng say học tập nơi chi đoàn qua khả năng phối hợp hài hòa giữa giáo lý và sinh hoạt, tạo sân chơi lôi cuốn các em tự nguyện đến lớp
Báo cáo tình hình sinh hoạt lên Phân Đoàn trưởng qua việc điểm danh đoàn sinh, tinh thần học tập của đoàn sinh.
Tham gia các buổi họp Ngành, đoàn để nắm bắt thông tin trực tiếp trong việc điều hành chi đoàn
Huynh trưởng – Dự trưởng phụ tá
Là các Dự trưởng 3 tập sự làm Huynh trưởng hoặc các Huynh trưởng chưa đủ khả năng đứng lớp
Huynh trưởng – Dự trưởng phụ tá sẽ giúp cho các Chi đoàn trưởng trong việc quản trị – Hành chánh chi đoàn
Cộng tác với Chi đoàn trưởng trong việc đoàn ngũ hóa các em, nhắc nhở các em trong giờ học giáo lý – giờ lễ – giờ cầu nguyện và giờ sinh hoạt vui tại chi đoàn.
Việc phân nhiệm cho các Huynh trưởng – Dự trưởng phụ tá sẽ do Ban Điều hành quyết định
B. KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH ĐOÀN
1. Tổ chức:
Đoàn trưởng nắm vững hệ thống tổ chức và sinh hoạt đoàn, để giữ cho đoàn đi đúng đường lối và phương pháp tổ chức của Phong trào. Tuy nhiên không cứng nhắc và máy móc. Phải biết uyển chuyển, linh động theo hoàn cảnh riêng của đoàn.
Hệ thống tổ chức đã được quy định cách tổng quát bởi Nội Quy Tổng Liên Đoàn, nhưng trong hoàn cảnh hiện tại, nhiều nơi chưa thể áp dụng đúng theo nội quy, đoàn trưởng cần linh động, uyển chuyển, kiên nhẫn chờ đợi và cố gắng tìm kiếm và tạo ra cơ hội đưa đoàn vào đúng đường lối tổ chức.
2. Điều hành
Đoàn trưởng là người làm việc sát cánh với cha tuyên uý, nên cha tuyên uý và đoàn trưởng phải luôn thống nhất về đường lối và phương pháp. Trong trường hợp có khác biệt giữa cha tuyên uý và đoàn trưởng và dẫn đến mâu thuẫn, việc đầu tiên là đoàn trưởng phải nhượng bộ rồi tìm cơ hội giải trình và thuyết phục.
Đoàn trưởng và các trưởng ban quản trị như bóng với hình, do đó đoàn trưởng cần thương xuyên gặp gỡ, trao đổi với các thành viên ban quản trị nhằm tháo gỡ các khuc mắc nhỏ và cá nhân tránh dẫn đến mâu thuẫn lớn, và:
. Giữ cho các cuộc thảo luận, tranh cãi trong Ban quản trị dẫn đến sự nhất trí trước khi đưa vấn đề ra trước hội đồng huynh trưởng.
. Không đồng loã, bao che những sai lỗi của nhau, nhưng luôn tìm cách góp ý, sửa lỗi cho nhau từ trong nội bộ, tuyệt đối tránh biểu lộ mâu thuẫn trước hội đồng huynh trưởng và đoàn sinh.
. Ban quản trị không nói xấu nhau nhằm tạo thanh thế cho riêng mình. Trái lại phải nhìn nhau qua những ưu điểm của nhau, nhưng khéo léo và thành thực tạo uy tín cho nhau.
Sự phân công rõ ràng giữa các chức vụ trong đoàn là cần thiết, nhằm tránh trùng lắp và thiếu sót, chứ không nhằm tạo ra sự biệt lập, cục bộ. Đoàn trưởng phải nối kết các mảng chuyên biệt thành một thể toàn diện thống nhất.
Đoàn trưởng, ngoài khả năng chuyên môn của mình, cần có khả năng càng đa dạng càng tốt, để có thể “biết tất cả, nhưng không phải làm tất cả” để là chỗ dựa, là gương mẫu cho mọi người noi theo.
Đoàn trưởng hiểu rõ nhất quyền hạn và trách nhiệm của mình cũng như của các chức vụ khác trong đoàn để tôn trọng nhau và duy trì sự hài hoà trong công việc chung và thể hiện tốt các mỗi quan hệ trên - dưới và ngang-hàng.
Đoàn trưởng luôn huấn luyện và tạo cơ hội thăng tiến khả năng cho các cộng sự viên, phân công hoặc đề bạt đúng người, đúng việc.
Đoàn trưởng công bằng, vô tư trong việc phân chia công tác và quyền lợi, để mọi người đều nhận thấy mình hữu dụng cho tập thể.
Ngay từ lúc nhận chức, đoàn trưởng phải lo tìm kiếm, huấn luyện, chuẩn bị người thay thế mình khi hết nhiệm kỳ để đoàn càng ngày càng có nhiều người có khả năng lãnh đạo tốt hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu giáo dục và điều hành ngày càng phức tạp và đa dạng của đoàn trong môi trường giáo xứ cũng như môi trường xã hội đang thay đổi và tiến bộ nhanh chóng.
Đoàn trưởng là mối dây liên kết tình tương thân tương ái, là trung tâm đoàn kết, hợp tác giữa mọi thành phần trong đoàn.
Đoàn trương luôn áp dụng phương pháp hàng đội trong điều hành và huấn luyện nhằm phát huy tinh thần trách nhiệm, phát triển và cống hiến khả năng cá nhân cho việc chung của đoàn.
Đoàn trưởng phải luôn thăng tiến về đạo đức và tài năng, hun đúc nhiệt tình tông đồ để làm gương và chuyển lửa cho mọi người cộng tác
Đoàn trưởng sáng suốt, công bằng phân xử khi có xung đột. Không nhu nhược làm ngơ trước sự sai trái nhưng khoan dung và sửa lỗi kín đáo cho người lầm lỗi. Công khai tuyên dương thành tích tốt của người làm tốt.
Đoàn trưởng luôn tạo cơ hội cho cấp dưới tiến lên. Sẵn sàng tiến cử người đạo đức, tài ba lên cao hơn mình.
Đoàn trưởng không bới lá tìm sâu. Nhưng phát huy và tận dụng ưu điểm của anh chị em.
Trong công tác hoặc quyền lợi, nếu có, đoàn trưởng luôn nhường thuận lợi cho anh em.
Khi đoàn có sai phạm, đoàn trưởng luôn có trách nhiệm và nhận trách nhiệm trước khi quy trách và kiểm điểm anh em trong nội bộ. Đồng thời biện hộ cách ngay lành cho anh em trước cấp trên cũng như cấp dưới.
3. Huấn luyện:
Đoàn trưởng phải cứng cáp về giáo lý, ít là đủ tiêu chuẩn của một giáo lý viên cấp III; trưởng thành về nhân bản; thông hiểu kiến thức Phong trào, kỹ năng chuyên môn; nắm vững nghi thức tổ chức, nghiêm tập; lịch duyệt trong giao tế để có thể kiểm định và hướng dẫn đoàn đi đúng hướng.
Đoàn trưởng cần trải qua các lớp huấn luyện tương xứng với cấp bậc và chức vụ của mình để làm gương về sự cầu tiến cho các em và để có đủ kiến thức và kinh nghiệm điều hành đoàn.
Đoàn trưởng nên trải nghiệm qua các cấp bậc và chức vụ trong đoàn để hiểu tâm lý cấp dưới và để có được kinh nghiệm thực tế trong việc điều hành cấp dưới.
Đoàn trưởng phải quan tâm không ngừng đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng huynh trưởng, những người cộng tác sát cánh với mình. Người cộng tác càng giỏi, công việc của đoàn trưởng càng được chi sẻ và thành công dễ dàng.
4. Giao tế:
Đối với Hội Đồng MụcVụ Giáo Xứ: Đoàn trưởng luôn quan hệ tốt và chân thành cộng tác với Hội Đồng Mục Vụ Giáo Xứ, vì HĐMV là chỗ dựa cho đoàn trong mọi sinh hoạt của đoàn.
Đối với phụ huynh: Sự đồng tình và đồng cảm của phụ huynh là động lực lớn giúp cho đoàn tiến. Đoàn trưởng cần có những cơ hội giao tiếp với phụ huynh cách tập thể hoặc cá nhân để:
Tìm thông tin về từng em trong đoàn để việc giáo dục các em hiệu quả hơn.
Đồng thời tìm nguồn hỗ trợ tinh thần và vật chất qua lực lượng phụ huynh
Đối với các đoàn thể bạn. Lời hứa của huynh trưởng TNTT là công tác rộng rãi với mọi người trong công tác tông đồ. Các đoàn thể bạn trong giáo xứ là những người bạn đồng chí hướng và thân cận nhất. Đoàn trưởng cần tạo cơ hội cho đoàn TNTT giao lưu, cộng tác với các đoàn thể bạn trong công tác chung của giáo xứ để có cơ hội học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm tông đồ với nhau.

KẾT LUẬN:
Điều hành đoàn là công việc khó khăn, nặng nhọc, đòi hỏi nhiều cố gắng và hy sinh. Đoàn trưởng trước hết phải cố gắng học tập, nâng cao từng ngày đạo đức và khả năng. Đoàn trưởng cũng cần được sự quan tâm, chỉ đạo đầy dủ của cha tuyên uý, sự cố vấn, hỗ trợ của quý vị trợ uý, sự giúp đỡ của phụ huynh, nhất là sự cộng tác chặt chẽ của các huynh trưởng, đội trưởng trong đoàn. Quá trình làm việc và kinh nghiệm là những bài học quý giá mà không có sách vở nào thay thế được.

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

Xin Quý Độc giả vui lòng sử dụng Tiếng Việt có dấu.
Chèn hình ảnh: [img]link hình ảnh[/img]
Chèn youtube: [youtube]http://www.youtube.com/watch?v=ID youtube[/youtube]

 
Top